Nos conseils pour une reprise organisée et orientée "salariés"

Compacon vous accompagne pour une reprise en toute sécurité avec des salariés motivés.

Après plus d’un an de pandémie et alors qu’un retour des salariés au bureau se profile, nombre d’entreprises se posent les mêmes questions :

• Comment vais-je organiser le retour de mes collaborateurs au bureau ?
• Comment les rassurer face aux craintes de contamination ?
• Comment concilier ce retour partiel avec le télétravail qui va encore rester la norme pendant quelques temps ?
• Comment organiser un retour des collaborateurs aussi fluide que possible ?

Voici quelques éléments clés de réponse afin de vous aider à anticiper cette reprise, même partielle, du « présentiel ».

1. Rassurez en impliquant vos salariés et en étant à leur écoute

Après parfois un an de télétravail (total ou partiel), il est normal que vos salariés ressentent des appréhensions à l’idée de revenir au bureau, même de façon partielle. Leur perception du travail et leurs attentes sont certainement différentes de ce qu’elles étaient avant la crise. Cela peut se manifester à la fois quant aux normes sanitaires mais également en ce qui concerne la future organisation du travail (présence au bureau, télétravail, horaires, organisation des repas...). D’où l’importance de bien préparer la nouvelle situation/organisation avec les salariés ou leurs représentants pour une meilleur adhésion !

Organisez des réunions virtuelles avec certains groupes, adressez-leur un sondage anonyme ou envoyez-leur un mail avec quelques questions non exhaustives sur :

• leur état d’esprit actuel : comment se sentent-ils, eux-mêmes et leur entourage (état de santé physique et psychique) ? Comment ont-ils vécu cette période ?
• leurs attentes : en termes de flexibilité des horaires, part de télétravail, accessoires pour mieux travailler au bureau/à la maison ?

2. Informez vos salariés de l’application stricte des mesures sanitaires

De la même façon que vous l’avez fait lors des précédentes phases de retour au bureau, prévoyez un protocole strict quant à l’application des normes sanitaires. Que ce soit sur la distanciation dans les bureaux et espaces de pause, les parties communes, le port du masque, l’organisation des repas, l’utilisation du gel hydroalcoolique, les normes d’aération ou encore les gestes barrières, il est important de communiquer sur les mesures et leur respect (en parfaite adéquation avec le protocole du Ministère du travail).

La nomination d’un(e) référent(e) COVID est fortement recommandée : cette personne informera les salariés, s’assurera du bon respect des mesures et fera remonter à la direction d’éventuelles interrogations.

3. (Ré)équipez vos salariés

Qu’ils reviennent partiellement ou totalement, il est nécessaire de repenser l’organisation des espaces utilisés au quotidien par vos salariés (bureaux, open space, parties communes...).

Prévoyez un « Welcome Back Pack » pour souhaiter un bon retour au bureau : un mug, une bouteille isotherme, un stylo, une pochette range masques, du gel hydroalcoolique, un tapis de souris ou encore un chargeur de secours sont autant d’attentions à leur offrir.

Pour les salariés en télétravail, un « Kit de Télétravail » est aussi bienvenu : mug et/ou bouteille, stylo, carnet de notes, web cam cover, chargeur de secours, support de téléphone, casque sans fil Bluetooth sont autant d’accessoires qui les feront se sentir bien dans leur environnement de travail à la maison.

Pensez aussi à quelques objets leur permettant de favoriser une activité physique : corde à sauter, poids, élastique, t-shirt ou polo à l’effigie de votre marque ou encore tapis de sport.

4. Repensez l’organisation du travail et les objectifs

Qui aurait pensé, 18 mois en arrière, que le télétravail s’imposerait et deviendrait la norme ? La pandémie a rebattu les cartes et chaque entreprise doit désormais repenser l’organisation du travail :

• Certains postes peuvent ils évoluer vers une partie fixe de télétravail ?
• Les horaires peuvent ils être adaptés, flexibilisés ?
• Doit-on nécessairement recruter en local ? Peut on créer des postes avec 100% de télétravail ?
• A t’on besoin de repenser les espaces communs, les bureaux, le nombre de postes de travail ?
• Peut-on envisager un système de travail « à la carte » pour permettre aux collaborateurs de concilier vie personnelle et professionnelle ?
• Les indicateurs clés de performance (KPI) et les objectifs doivent ils être repensés afin de tenir compte de cette nouvelle situation ?
• Comment mieux impliquer les différents échelons managériaux ?

Une chose est sûre : la Covid-19 marque une rupture dans la façon de penser les entreprises, l’organisation et la façon de manager.

5. Privilégiez un management entre bienveillance, responsabilisation et contrôle

Après un an de télétravail dans des conditions parfois difficiles (domicile mal adapté, école à la maison, stress) être bienveillant avec les collaborateurs et prendre soin d’eux s’impose. Un salarié qui se sent écouté et choyé sera beaucoup plus efficace. De même, le télétravail a poussé les entreprises à davantage responsabiliser leurs collaborateurs. En travaillant à domicile, les salariés ont dû s’adapter et ont gagné en autonomie. Cela n’évite bien évidement pas le contrôle. Il ne faut néanmoins pas que le retour au bureau soit l’objet d’un retour en arrière.

Prévoir davantage de temps d’écoute et de partage avec les salariés est un passage obligé. N’attendez pas les traditionnels entretiens d’évaluation annuels avec les salariés pour les sonder sur leurs attentes et leur bien-être. Organisez par exemple plus de points « informels » en présentiel ou en visio pour mieux appréhender l’état d’esprit et la motivation de vos collaborateurs. Même si les performances doivent toujours être évaluées, le manager ne doit pas se borner à se centrer uniquement sur ce point. Ces moments sont une opportunité unique de détecter les personnes qui sont en situation de stress ou de fragilité. La notion de « capital humain » prend tout son sens !

6. « Événementialisez » le retour au bureau

Les bureaux sont parfois quasiment vides depuis plus d’un an. Avec le télétravail, les salariés ont pris l’habitude du virtuel, que ce soit dans les visioconférences, les rendez-vous clients viaTeams, les webinars ou même les afterworks virtuels. Il est donc nécessaire de retisser des liens parfois rompus lors du retour au bureau.

C’est l’occasion, dans le respect des gestes barrières, d’organiser des événements par petits groupes au cours desquels vos collaborateurs pourront se retrouver : petits déjeuners, pots de rentrée, apéritifs... Pensez aussi à réorganiser les espaces communs pour qu’ils soient plus conviviaux. Prévoyez enfin un cadeau de bienvenue pour le retour de vos salariés : en cette veille d’été, offrez-leur une fouta, une glacière, des jeux de plage, des lunettes de soleil ou encore une bouteille isotherme.

7. (Re)Mobilisez vos collaborateurs

Le retour au bureau est l’occasion de fédérer vos salariés, de les remobiliser autour de projets et valeurs communes : réapprendre à travailler en groupe, à se réunir dans une salle, à collaborer sur des projets communs.

Profitez de ce retour au bureau pour lancer des projets autour de questions comme : « Comment voyez-vous notre société dans 3 ans ? », « Comment devenir une société « durable » ? » ou encore « Quelles sont, selon vous, les valeurs communes dans notre société ? », « Comment flexibiliser le travail ou comment concilier vie personnelle et vie professionnelle ? ».

Faites travailler les différents départements ensemble. En partageant leurs idées, ils renforceront leur cohésion de groupe tout en ayant le sentiment d’être acteurs de leur changement.

Faites coïncider le retour au bureau avec un challenge « Vitalité » : pendant un mois, tous les salariés sont incités à partager sur une adresse dédiée des photos ou vidéos, de leurs moments de détente, de sport, de cuisine.... Les salariés les plus actifs ou créatifs sont récompensés !

8. Motivez et valorisez vos collaborateurs

La pandémie a fait ressortir le besoin de reconnaissance de chacun de vos salariés. Donner du sens c’est également être capable de dire « merci », de récompenser, de mettre en avant les collaborateurs. Le management ne se fait pas uniquement par les primes et la fiche de paie.

Organisez une boite à idées pour récompenser les collaborateurs qui contribueront à réduire l’empreinte carbone ou à représenter au mieux les valeurs du Groupe.

Mettez vos salariés à l’honneur dans le journal interne, les panneaux d’affichage ou autres intranets. Partagez et récompensez les best practices du métier, faites-les parler de leurs passions, de leurs meilleurs souvenirs et moments avec leurs collègues. Il faut savoir redonner du plaisir de travailler ensemble. Profitez-en pour leur offrir des cadeaux pour leurs anniversaires, leurs fêtes ou encore leurs années d’ancienneté dans l’entreprise. Soyez originaux !

Ces quelques conseils non exhaustifs vous aideront certainement à préparer le retour de vos équipes au bureau. Il n’est jamais trop tard pour s’améliorer. Bonne reprise !

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